Cam Firmalarında Muhasebe Entegrasyonu: Sevk Fişinden Faturaya

Cam firmalarında ay sonunun en yorucu işi çoğu zaman faturadır: sevk edilen camlar irsaliyelerden tek tek okunur, muhasebe programına yeniden yazılır, ek işlemler unutulur. Bu yazıda bir cam programında muhasebe entegrasyonunun nasıl çalıştığını, sevk fişinden faturaya giden yolu ve dikkat edilmesi gerekenleri anlatıyoruz.

Faturayı yeniden yazmanın maliyeti

Sipariş bir programda, sevkiyat kâğıtta, fatura muhasebe programında tutulduğunda aynı bilgi en az üç kez yazılır. Her yazımda hata riski vardır:

• Sevk edilen adet ile faturalanan adet tutmaz,
• Müşteriye özel fiyat yerine liste fiyatı yazılır,
• Argon gazı, bonding ya da nakliye gibi ek işlemler faturaya eklenmez,
• Bir irsaliye gözden kaçar ve hiç faturalanmaz.

Bunların her biri ya müşteriyle tartışma ya da kayıp gelir demektir.

Siparişten faturaya kopmayan zincir

Muhasebe entegrasyonunun asıl değeri, bilginin baştan sona tek bir zincir olarak akmasıdır:

1. Sipariş: carinin fiyatıyla girilir; m², mtül, ağırlık ve tutar program tarafından hesaplanır.
2. Üretim: camlar istasyonlarda işaretlenir.
3. Sevkiyat: hazır camlar tek sevk fişiyle gönderilir.
4. Muhasebe: sevk fişi muhasebe programına aktarılır ve işaretlenir.

Siparişte girilen fiyat, üretimden geçen cam ve sevk edilen adet muhasebeye aynen gider. Kimse aradaki rakamları yeniden yazmaz.

Sevk fişi muhasebeye nasıl aktarılır?

OGTOGLASS'ta sevk fişleri, kullandığınız muhasebe programına irsaliye ya da fatura olarak aktarılır. Hangi muhasebe programını kullandığınız fark etmez; entegrasyon kurulumda firmanızın programına göre ayarlanır. Muhasebeci artık irsaliyeleri tek tek okumaz; aktarılan belgeyi kontrol edip onaylar.

Cari ve malzeme kodları: hatayı baştan önlemek

Entegrasyonda en sık karşılaşılan sorun, cam programındaki cari ya da ürünün muhasebe programında karşılığının olmamasıdır. OGTOGLASS aktarım sırasında cari ve malzeme kodlarını muhasebe programınızla kontrol eder. Eksik bir kod varsa sorun aktarım anında görülür; yanlış cariye kesilmiş bir fatura ay sonunda ortaya çıkmaz.

Argon, bonding, nakliye: ek işlemler de faturaya

Isıcam siparişlerinde ek işlemler cirodan küçük ama önemli bir pay alır. Argon gazı camın alanından, bonding çevresinden hesaplanır; delik, kumlama ve nakliye gibi işlemler de siparişe eklenir (hesabın ayrıntısı için ısıcam m² ve mtül hesabı yazımıza bakabilirsiniz). Bu ek işlemler muhasebeye kendi muhasebe kodlarıyla ayrı satırlar olarak aktarılır. Faturaya yazılmayı unutulan ek işlem kalmaz.

Muhasebeye alınanlar kendiliğinden işaretlenir

Muhasebe programına alınan faturalar OGTOGLASS'ta otomatik işaretlenir. Sevke hazır ve sevk fişleri listelerinde hangi sevkiyatın muhasebeye aktarıldığı, hangisinin beklediği görünür. Böylece aynı sevkiyat iki kez faturalanmaz, hiç faturalanmayan sevkiyat da kalmaz.

Muhasebe entegrasyonu için kontrol listesi

1. Kodları eşleştirin. Geçişte carileri ve ürünleri muhasebe programındaki kodlarıyla eşleştirin; geçiş rehberimiz bu adımı ayrıntılı anlatıyor.
2. Ek işlemlere muhasebe kodu verin. Argon, bonding, nakliye gibi kalemlerin hangi hesaba gideceğini baştan belirleyin.
3. İrsaliye mi, fatura mı? Sevk fişinin muhasebeye irsaliye olarak mı, doğrudan fatura olarak mı gideceğine muhasebecinizle birlikte karar verin.
4. Müşteriye özel fiyatları tamamlayın. Siparişteki fiyat doğruysa faturadaki fiyat da doğru olur.
5. Muhasebe durumunu düzenli kontrol edin. Aktarılmamış sevk fişi kalmadığını haftalık olarak görün.

Sıkça sorulan sorular