Excel ve Defterden Cam Programına Geçiş: 7 Adımda Sorunsuz Geçiş

Yeni bir cam programına geçiş çoğu firmada "şu yoğunluk bitsin, sonra" diye ertelenir. Oysa geçişi zorlaştıran şey programın kendisi değil, plansızlıktır. Bu yazıda Excel'den, defterden ya da eski bir programdan cam sipariş programına geçişi 7 adımda anlatıyoruz.

Geçiş neden ertelenir?

• "Eski kayıtlarım ne olacak?" endişesi,
• Sipariş numaralarının sıfırdan başlaması korkusu,
• Muhasebenin aksayacağı düşüncesi,
• Çalışanların yeni ekrana alışamayacağı kaygısı.

Aşağıdaki adımlar bu dört endişenin her birine bir cevap verir.

1. Verileri toplayın

Geçişin ilk adımı elinizdeki verinin dökümüdür: cariler (müşteriler, bayiler), ürünler (cam türleri, ek işlemler), müşteriye özel fiyatlar, açık teklif ve siparişler. Excel kullanıyorsanız dosyaları tek klasörde toplayın; eski bir program kullanıyorsanız veritabanının nerede durduğunu öğrenin.

2. Ürün ağacını kurun

Ürünlerinizi bir ağaç olarak düşünün: tür → alt grup → detay grup → ürün. Isıcam, tek cam, lamine ve cam işleme ayrı türlerdir; her birinin kendi teklif ve sipariş numara serisi olur. Kodlar ve fiyatlar ürün kartında tutulur.

3. Kullanıcıları ve rolleri belirleyin

Kimin neyi yapacağını baştan yazın: yönetici, ofis, üretim ve sevkiyat rolleri. Her çalışan kendi şifresiyle girer ve yaptığı her işlem adıyla kaydedilir. Ortak kullanıcı adı kullanmamak, ileride "bunu kim değiştirdi?" sorusunu cevaplanabilir kılar.

4. Üretim rotalarını tanımlayın

Her ürünün geçeceği istasyonları sırasıyla tanımlayın (ör. kesim → rodaj → temper → kapama). Rotalar hazır olduğunda yeni sipariş girildiği anda camlar istasyon ekranlarına düşer.

5. Eski verileri aktarın, numaraları sürdürün

OGTOGLASS'a geçişte eski programınızdaki cariler, ürünler, işlemler, müşteri fiyatları, teklif ve siparişler ve sevkiyatlar aktarılır. En önemlisi: numaralar kaldığınız yerden devam eder; müşterinin elindeki sipariş numarası ile sistemdeki numara aynı kalır.

6. Muhasebe entegrasyonunu kurun

Muhasebe programınızı değiştirmeniz gerekmez. OGTOGLASS tüm muhasebe programlarına kolay entegre olur: sevk fişleri muhasebeye irsaliye / fatura olarak aktarılır, cari ve malzeme kodları kontrol edilir, muhasebeye alınanlar programda işaretlenir. Ek işlemler kendi muhasebe kodlarıyla aktarılır.

7. İlk günü planlayın

1. Sakin bir gün seçin. Ay sonu ya da yoğun sevkiyat günü değil.
2. Önce ofis başlasın. Yeni siparişler yeni programa girilsin; istasyonlar aynı gün ya da birkaç gün içinde dahil olsun.
3. İlk haftayı izleyin. Değişiklik kayıtları, kimin neyi nasıl girdiğini gösterir; eğitim ihtiyacını buradan görürsünüz.
4. Bayileri sonra ekleyin. Ofis alıştıktan sonra bayi sipariş linkini devreye alın.

Geçiş bir kerelik bir iştir; kazancı ise her gün tekrar eder. Siparişlerin kaybolmadığı, üretimin görünür olduğu ve faturaların yeniden yazılmadığı bir düzen, ertelenen her ay için kaçırılmış bir fırsattır.

Sıkça sorulan sorular