Cam Sevkiyat Takibi: Sevke Hazır Listesi, Kısmi Sevk ve İrsaliye

Camın üretimden çıkması işin bitmesi demek değildir. Hangi camların hazır olduğunu bilmek, doğru araca yüklemek, irsaliyeyi kesmek ve siparişin durumunu güncellemek de en az üretim kadar emek ister. Bu yazıda bir cam sevkiyat programıyla sevke hazır takibinin, kısmi sevkin ve irsaliyenin nasıl düzene girdiğini anlatıyoruz.

Sevkiyatta en çok yaşanan karışıklıklar

Sevkiyat kâğıt listelerle ya da hafızayla yürüdüğünde aynı sorunlar tekrar tekrar karşımıza çıkar:

• Araç yüklenirken siparişin bir camının hâlâ temperde olduğu fark edilir,
• Aynı müşteriye aynı gün iki ayrı araç gider; iki ayrı irsaliye yazılır,
• Bir siparişin ne kadarının teslim edildiği bilinmez; müşteri aradığında defter karıştırılır,
• Sevk edilen camlar muhasebeye geç ya da eksik bildirilir.

Bu sorunların ortak sebebi, sevkiyatın üretimden ve siparişten kopuk tutulmasıdır.

Sevke hazır listesi: tamamı ve kısmen hazır

Üretim takibi istasyon istasyon yapıldığında hangi camın son istasyondan çıktığı zaten bellidir. OGTOGLASS bu bilgiyi sevke hazır listesine taşır: siparişler tek listede, renkleriyle ayrılmış olarak görünür.

• Tamamı hazır: siparişin bütün camları üretimden çıkmış,
• Kısmen hazır: bir kısmı hazır, bir kısmı hâlâ istasyonda,
• Teslimi geçmiş: teslim tarihi geçmiş siparişler ayrıca öne çıkar.

Kısmi sevk: eksik camı bekletmeden göndermek

Büyük bir ısıcam siparişinde birkaç cam kırılabilir ya da temperden geç dönebilir. Bu durumda bütün siparişi bekletmek yerine hazır olan camları göndermek çoğu zaman en doğrusudur. Kısmi sevk yapıldığında sipariş "kısmi sevk" durumuna geçer; kalan camlar üretimden çıktığında aynı listeye yeniden düşer. Böylece "o siparişin kalanı gitti mi?" sorusunun cevabı her zaman ekrandadır.

Aynı cariye tek sevk fişi

Bir bayinin ya da müşterinin aynı gün hazır olan üç ayrı siparişi için üç ayrı irsaliye yazmak hem zaman kaybıdır hem de muhasebede karışıklık yaratır. Sevke hazır listesinde aynı carinin siparişleri birlikte seçilir ve tek sevk fişinde birleştirilir. Araç bir kez yüklenir, tek irsaliye kesilir.

Bölge, araç, şoför ve irsaliye

Sevk fişinde sevk bölgesi, araç plakası, şoför ve teslim adresi tutulur; irsaliye bu fişten yazdırılır. Sevk fişleri listesinde her fişin bölgesi, adedi, m²'si, tutarı ve muhasebe durumu görünür. Hangi araçla ne kadar cam gittiği sonradan da kolayca bulunur.

Sipariş durumları kendiliğinden güncellenir

Sevk fişi kaydedildiğinde siparişin durumu elle değiştirilmez; program sevk edilen adede göre siparişi "kısmi sevk" ya da "sevk edildi" yapar. Sipariş listesinde seçilen siparişin sevk ve fatura hareketleri ayrı bir sekmede görünür. Sevk fişleri ardından muhasebe programınıza aktarılır; aynı bilgi iki kez yazılmaz.

Sevkiyat düzenini kurarken 5 öneri

1. Sevkiyatı üretime bağlayın. Sevke hazır bilgisi istasyonlardan gelmiyorsa liste yine elle tutulmuş olur.
2. Kısmi sevk kuralını netleştirin. Hangi müşteriye eksik cam gönderilebileceğini önceden konuşun; program kalanı zaten takip eder.
3. Bölgeleri tanımlayın. Sevk bölgeleri araç planlamasını ve geriye dönük raporları kolaylaştırır.
4. Teslimi geçenlere her sabah bakın. Sevke hazır listesinde öne çıkan gecikmeler müşteri aramadan önce görülür.
5. Muhasebe durumunu takip edin. Sevk fişleri listesindeki muhasebe durumu, faturası kesilmemiş sevkiyat kalmadığını gösterir.

Sıkça sorulan sorular